Als een collega vertrekt, moet de toegang op het juiste moment dicht en mogen mail en bestanden niet verloren gaan. Meld het vertrek per mail bij onze servicedesk zodra de laatste werkdag bekend is, in elk geval vóór die dag.

Wat geef je door?

• Laatste werkdag en tijdstip: wanneer het account dicht moet, bijvoorbeeld 'vrijdag om 17.00 uur' of 'direct'
• Mailbox: mail doorsturen naar een collega, een automatisch antwoord met een nieuwe contactpersoon, omzetten naar een gedeelde mailbox voor collega's, of alleen bewaren; en hoe lang
• Bestanden: aan wie de persoonlijke bestanden en de eigen cloudopslag worden overgedragen
• Apparaat: wanneer laptop, telefoon en toebehoren worden ingeleverd en of het apparaat naar een opvolger gaat
• Telefoon: gaat het nummer naar een collega, naar de algemene groep of wordt het vrijgegeven
• Externe diensten: programma's en websites met een eigen login die wij niet beheren, zoals bankzaken, webshops, social media of een branchepakket

Wat regelen wij?

Op het afgesproken moment blokkeren we het account, trekken we de toegang tot mail, bestanden, programma's en telefonie in en beëindigen we actieve sessies op telefoon en laptop. Daarna voeren we de afspraken over mailbox en bestanden uit en maken we het apparaat klaar voor de volgende gebruiker.

Wat doe je zelf?

• Wijzig de wachtwoorden van externe diensten die wij niet beheren en haal de collega daar uit de gebruikerslijst
• Laat de collega vóór vertrek bestanden van de eigen computer naar de bedrijfsopslag zetten; lokale bestanden gaan verloren
• Verzamel laptop, lader, telefoon, toegangspas en eventuele sleutels