De voicemail vangt gesprekken op die niemand kan aannemen: bij geen gehoor, buiten openingstijden of als iedereen in gesprek is. Er is een persoonlijke voicemail op je eigen nummer en een algemene voor het bedrijfsnummer, elk met een eigen begroeting.
Persoonlijk of algemeen?
- Persoonlijke voicemail: hoort bij jouw toestel of doorkiesnummer; berichten komen bij jou
- Algemene voicemail: hoort bij het bedrijfsnummer of een groep; berichten gaan naar een gedeeld mailadres
- Wanneer hij opneemt: na een ingesteld aantal seconden, bij bezet of buiten openingstijden
Berichten per mail
Het handigst is voicemail in je mail: elk bericht komt als geluidsbestand in je inbox, met nummer en tijd van de beller. Je hoeft geen code te bellen en ziet direct dat er een bericht is. Wij zetten dit aan op het mailadres dat je opgeeft, voor een algemene voicemail vaak een gedeelde mailbox. Afluisteren via je toestel blijft meestal ook mogelijk, met een pincode.
Schrijf de begroeting uit
Kort en duidelijk: wie je bent, wat de beller kan doen en wanneer je terugbelt. Voorbeeld: 'Je bent verbonden met de voicemail van Anne de Vries van Voorbeeld BV. Laat je naam en nummer achter, dan bel ik je vandaag nog terug.'
Neem de begroeting op of stuur hem ons
Opnemen kan vaak via je toestel of de app, in een rustige ruimte zonder luidsprekerfunctie. Liever niet zelf? Stuur ons de tekst, dan laten we hem inspreken of door een computerstem uitspreken.
Test de voicemail
Bel je eigen nummer met je mobiel, laat doorrinkelen en spreek een bericht in. Controleer de begroeting en of het bericht in je mail aankomt.
Berichten die je uit je mail verwijdert, kunnen nog in de centrale staan, en andersom. Hoe dat werkt verschilt per centrale; vraag het ons als dat voor jou van belang is.