Een Teams-vergadering is een gewone agenda-afspraak met een deelnamelink erbij. Je plant hem in Teams of in Outlook; beide agenda's zijn dezelfde. Iemand van buiten je bedrijf heeft geen Teams-account nodig om mee te doen.
Wat ziet je externe gast?
De gast klikt op de link en kiest Doorgaan in deze browser (Edge of Chrome); de Teams-app installeren is niet nodig. Hij vult zijn naam in en komt in de lobby. Jij krijgt een melding en kiest Toelaten. Wie 30 minuten in de lobby wacht, wordt eruit gezet en moet opnieuw klikken. Soms moet een gast een eenmalige code uit zijn mail invullen; dat is een beveiligingsinstelling van de organisatie.
Vergaderingsopties
Via Vergaderingsopties in de uitnodiging bepaal je wie de lobby mag overslaan en wie mag presenteren. Voor een klantgesprek is het prettig als collega's direct binnenkomen en gasten in de lobby wachten.
Plannen in Teams
Open Agenda en klik op Nieuwe vergadering, of klik op een leeg tijdvak. Geef een titel, kies datum en tijd en voeg bij Vereiste deelnemers je collega's toe.
Plannen in Outlook
Kies in de nieuwe Outlook of op het web Agenda > Nieuwe gebeurtenis en zet de schakelaar Teams-vergadering aan. In de klassieke Outlook maak je een Nieuwe vergadering en kies je op het tabblad Vergadering Teams-vergadering > Vergadering plannen. De deelnamegegevens worden bij het verzenden toegevoegd.
Nodig iemand van buiten uit
Typ het volledige e-mailadres van de externe deelnemer bij de deelnemers en druk op Enter. Een optionele deelnemer zet je bij Optionele deelnemers.
Verzend de uitnodiging
Klik op Verzenden. Iedereen krijgt een mail met de knop Deelnemen aan de vergadering. Wijzig je later de tijd, kies dan Update verzenden.
Wil je de link nog eens delen? Open de vergadering in je agenda en kopieer de deelnamelink; je kunt die in een chat of mail plakken.