Hoeveel ruimte je mailbox heeft, hangt af van je licentie (meestal 50 of 100 GB). Loopt hij vol, dan krijg je eerst een waarschuwing, daarna kun je niet meer versturen en ten slotte ook niet meer ontvangen. Opruimen en archiveren voorkomt dat.

Snel ruimte maken

• Leeg de mappen Verwijderde items en Ongewenste e-mail. Verwijderde mail telt mee tot je die map leegt.
• Zoek grote bijlagen: sorteer een map op grootte, of kies in de klassieke Outlook Bestand > Hulpmiddelen > Postvak opschonen. Daar zie je ook hoe groot elke map is.
• Sla bijlagen die je wilt bewaren op in OneDrive of SharePoint en verwijder daarna de mail.
• Verwijder oude nieuwsbrieven en meldingen in één keer door op afzender te sorteren.

Twee soorten archief

De knop Archiveren verplaatst een bericht naar de map Archief in je eigen mailbox. Dat ruimt je Postvak IN op, maar maakt geen ruimte vrij. Het archiefpostvak (in de nieuwe Outlook en op het web In-Place Archief, in de klassieke Outlook Online-Archief) is een tweede, aparte mailbox met eigen ruimte. Wij zetten die voor je aan. Daarna kun je berichten en hele mappen ernaartoe slepen, en wordt mail ouder dan twee jaar standaard automatisch verplaatst. Het archief staat alleen online: je ziet het in Outlook op je computer en op het web, niet in de Outlook-app op je telefoon.

Per ongeluk verwijderd?

Zolang een bericht in Verwijderde items staat, sleep je het gewoon terug. Is het daar ook al uit verwijderd, kies dan in die map Herstellen (nieuwe Outlook en web) of Verwijderde items herstellen van server (klassiek). Dat kan nog een beperkte tijd, standaard 14 dagen.