Een gedeelde mailbox is een mailbox zonder eigen gebruiker, bijvoorbeeld info@jouwdomein.nl, waarin meerdere collega's samen werken. Wij maken de mailbox aan en voegen de leden toe; daarna verschijnt hij vanzelf in je Outlook. Er is geen aparte licentie voor nodig.
De mailbox openen
- Nieuwe Outlook: sluit Outlook af en start opnieuw. De mailbox staat onder Gedeeld met mij. Staat hij er na een paar minuten nog niet, klik dan met de rechtermuisknop op je accountnaam en kies Gedeelde map of postbus toevoegen.
- Klassieke Outlook: na een herstart staat de mailbox onderaan je mappenlijst. Anders: Bestand > Accountinstellingen > Accountinstellingen, kies je account, Wijzigen > Meer instellingen > Geavanceerd > Toevoegen en vul het adres in.
- Outlook op het web: klik met de rechtermuisknop op Mappen en kies Gedeelde map of postvak toevoegen.
- Telefoon: in de Outlook-app kies je Instellingen > Account toevoegen > Gedeeld postvak toevoegen.
Maak een nieuw bericht
Klik op Nieuwe e-mail, of open het bericht dat je wilt beantwoorden en kies Beantwoorden.
Zet het veld Van zichtbaar
Zie je geen veld Van? Kies in de nieuwe Outlook Opties > Van weergeven, in de klassieke Outlook Opties > Van en op het web Meer acties > Weergeven vanaf.
Kies het gedeelde adres
Klik op Van en kies de gedeelde mailbox. Staat die er niet bij, kies dan Ander e-mailadres en typ het adres. Outlook onthoudt het voor de volgende keer.
Verstuur
De ontvanger ziet alleen het gedeelde adres, niet jouw naam. Antwoorden komen in de gedeelde mailbox terecht.
In de nieuwe Outlook en op het web komt verstuurde mail in Verzonden items van de gedeelde mailbox; in de klassieke Outlook soms in je eigen map.
Log nooit rechtstreeks in met het adres van de gedeelde mailbox: dat account staat met opzet uit. Nieuwe leden toevoegen of verwijderen gaat via ons.