Binnen je organisatie ziet iedereen standaard alleen wanneer je bezet bent. Wil je dat een collega ook je afspraken ziet of ze mag bewerken, dan deel je je agenda. De agenda van een collega kun je zelf toevoegen; je ziet dan wat die collega met jou deelt.
Open het deelvenster
Nieuwe Outlook en web: ga naar Agenda en kies op het tabblad Start de knop Agenda delen. Klassieke Outlook: dezelfde knop, waarna je in Eigenschappen van Agenda op Toevoegen klikt.
Kies de collega
Typ de naam of het e-mailadres en kies de persoon uit de lijst. Delen met iemand buiten je organisatie werkt meestal niet.
Kies het machtigingsniveau
Kies naast de naam wat de collega mag:
- Kan weergeven wanneer ik bezet ben: alleen beschikbaarheid
- Kan titels en locaties weergeven: ook onderwerp en plaats
- Kan alle details weergeven: alles lezen, niets wijzigen
- Kan bewerken: afspraken toevoegen en wijzigen
- Gemachtigde: bewerken en namens jou uitnodigingen ontvangen en beantwoorden
Deel
Klik op Delen (klassiek: OK). De collega krijgt een mail en kan je agenda daarna aan zijn weergave toevoegen.
De agenda van een collega openen
Nieuwe Outlook en web: Agenda toevoegen > Toevoegen uit adreslijst, kies de collega. Klassieke Outlook: Agenda toevoegen > Gedeelde agenda openen en typ de naam. Zie je de agenda niet, klik dan op Alles weergeven; hij staat onder Agenda's van personen.
Open opnieuw Agenda delen en verwijder de collega uit de lijst (klassiek: tabblad Map > Eigenschappen van Agenda > Machtigingen > Verwijderen). Het kan even duren voordat dat is doorgevoerd.
Je kunt van een collega alleen de standaardagenda openen, niet zijn extra agenda's. Wil je dat een hele afdeling in één agenda werkt, vraag ons dan naar een gedeelde agenda.