Stap je met je mail over van de hosting (IMAP) naar Microsoft 365, dan verhuizen je mailboxen naar Exchange Online. Je adres blijft hetzelfde. Wat verandert, is de plek waar je mail staat en hoe je inlogt.

Wat gebeurt er?

Wij maken in Microsoft 365 voor elk adres een account aan, kopiëren de oude mail, agenda's en contactpersonen alvast en wijzigen op het afgesproken moment de DNS (het MX-record), zodat nieuwe mail bij Microsoft wordt afgeleverd. Daarna kopiëren we nog één keer wat intussen op de oude server binnenkwam.

Wat doe jij?

• Lever een lijst van alle adressen aan, met aliassen, groepsadressen zoals info@ en de adressen waarmee je website, scanner of boekhouding mail verstuurt.
• Ruim vooraf op: lege mappen en oude bijlagen hoeven niet mee.
• Zorg dat elke medewerker een telefoon bij de hand heeft voor de tweestapsverificatie bij de eerste keer inloggen.

Wat doen wij?

Accounts en licenties, de kopie van de oude mail, SPF, DKIM en DMARC voor het nieuwe platform, de DNS-wijziging, het opnieuw instellen van Outlook, telefoons en apparaten die mail versturen, en een controle op de dag erna.

Hoeveel onderbreking?

Weinig. Rond de DNS-wijziging kan een mail een paar minuten later aankomen; mail gaat niet verloren, omdat afzenders opnieuw proberen. We plannen de overstap aan het einde van een werkdag.

Oude mail

Alle mail uit de oude mailbox komt in dezelfde mappen terug, inclusief verzonden items. Mail die alleen op je eigen computer staat (POP3 of een archiefbestand) nemen we apart mee; zeg het als dat bij jou speelt.