Er is geen back-up die alles dekt: je gegevens staan verspreid over werkplekken, server of NAS, Microsoft 365, website en online diensten, en elke plek vraagt een eigen antwoord. Begin met een lijstje, niet met een product.
Inventariseer waar je gegevens staan
Schrijf per plek op wat erop staat:
- Werkplekken: laptops, pc's en telefoons.
- Server of NAS op kantoor.
- Microsoft 365: mail, OneDrive, SharePoint en Teams.
- Website en webshop.
- Telefooncentrale: keuzemenu, begroetingen, doorschakelingen.
- Boekhoudpakket, CRM, planning en andere online diensten (SaaS).
Bepaal per plek wat je mist als het weg is
Hoeveel werk mag verloren gaan en hoe lang kun je zonder? Dat bepaalt hoe vaak je back-upt en hoe lang je bewaart (zie de handleiding over hoeveel je mag kwijtraken).
Pas de 3-2-1-regel per plek toe
Drie kopieën, op twee soorten opslag, waarvan één elders en losgekoppeld van je netwerk (zie 'Wat is ransomware en wat is de 3-2-1-regel voor back-ups?'):
- Werkplekken: alles in OneDrive en SharePoint, dan valt er aan de werkplek zelf niets te back-uppen.
- Server of NAS: een back-up naar een andere plek, plus een offline of onveranderbare kopie.
- Microsoft 365: een aparte back-up buiten Microsoft.
- Website: de back-ups van de hosting, plus af en toe zelf een kopie downloaden via DirectAdmin.
- Telefooncentrale en online diensten: vraag de leverancier wat hij bewaart en exporteer zelf wat kan, zoals begroetingen en de boekhouding.
Spreek af wat wij regelen
Voor Microsoft 365 en voor servers en NAS leveren wij een beheerde back-up: wij bewaken of elke back-up slaagt, krijgen een melding bij fouten en doen periodiek een hersteltest. Wat meegaat, hoe vaak en hoe lang, staat in de overeenkomst; vraag ons naar de mogelijkheden. Zet de lijst in je noodplan en loop hem elk jaar na.
Een dienst 'in de cloud' heeft daarmee nog geen back-up voor jou: de leverancier beschermt tegen zijn eigen uitval, niet tegen jouw fouten of een gehackt account.