Twee vragen bepalen hoe je back-up eruitziet: hoeveel werk mag verloren gaan, en hoe lang mag het duren voor je weer werkt? De antwoorden verschillen per systeem en bepalen wat een back-up kost.

Twee begrippen

• RPO (recovery point objective): hoeveel werk je maximaal kwijt mag zijn. Draait de back-up 's nachts en gaat het om vier uur 's middags mis, dan ben je de werkdag kwijt; minder verliezen betekent vaker back-uppen.
• RTO (recovery time objective): hoe snel alles weer moet werken. Een paar bestanden terugzetten duurt minuten; een hele server opnieuw opbouwen uren tot dagen.

Hoe vaak back-uppen

Dagelijks is de ondergrens; het NCSC adviseert bij voorkeur dagelijks een volledige systeemkopie. Voor een administratie waarin de hele dag wordt gewerkt, is vaker verstandig. Een back-up van Microsoft 365 kan meerdere keren per dag draaien; hoe vaak dat bij jouw beheerde back-up is, staat in de overeenkomst.

Hoe lang bewaren

Een back-up van alleen gisteren helpt niet bij een fout die pas na drie maanden opvalt. Gebruikelijk is een trap: dagelijkse kopieën een paar weken, wekelijkse een paar maanden, maandelijkse een of meer jaren. Langer bewaren kost meer opslag; dat is de afweging.

De AVG kijkt mee

Persoonsgegevens mag je niet langer bewaren dan nodig, ook niet in een back-up; eindeloos alles bewaren is geen veilige keuze maar een risico. Houd de bewaartermijn in lijn met je bewaarbeleid en met wat je wettelijk moet bewaren, zoals de administratie voor de Belastingdienst.

Per systeem kiezen

Voor de orderadministratie wil je misschien hooguit een uur kwijtraken en binnen een halve dag weer draaien; voor het fotoarchief mag dat een dag en een week zijn. Schrijf per systeem beide getallen op: dat is de kern van de afspraken met ons en de volgorde van terugzetten na een incident.