Een noodplan hoeft geen dik document te zijn. Eén A4 dat iedereen kan vinden, ook als de computers uit staan, is meer waard dan een plan in een map die niemand opent. Het NCSC raadt aan rollen, scenario's en een bellijst vooraf vast te leggen en het plan regelmatig te oefenen.
Welke scenario's
Beschrijf per scenario in drie regels wat je doet, wie beslist en wie je belt:
- Internet weg.
- Stroom weg.
- Server of belangrijkste systeem kapot.
- Ransomware of een gehackt account.
- Kantoor onbereikbaar door brand, water of afsluiting.
- Sleutelpersoon langdurig ziek of onbereikbaar.
Invullijst voor het A4
- Wie beslist: naam, mobiel nummer en vervanger: ________
- Wie belt wie: intern (eigenaar, kantoormanager), ons (IT), internetaanbieder, telefonieleverancier, verzekeraar, verhuurder, politie bij diefstal of ransomware: ________
- Wat eerst weer moet werken: 1 ________ 2 ________ 3 ________ (bijvoorbeeld telefoon, kassa of pin, orderadministratie, mail)
- Uitwijk: thuiswerken via Microsoft 365, 4G/5G-failover of een hotspot, een ander pand, papieren noodformulieren: ________
- Communicatie naar klanten: wie, via welk kanaal (website, voicemailtekst, social media, mail vanaf een telefoon) en een voorbeeldzin: ________
- Waar staan de back-ups en wie kan erbij: ________
- Waar ligt dit plan: op papier bij de ingang en bij twee mensen thuis, digitaal in SharePoint: ________
- Laatst geoefend op: ________ volgende keer: ________
Oefenen
Loop het plan één keer per jaar door met de mensen die erin staan: bel de nummers, zet een back-up terug (zie de handleiding over herstel testen) en test de failover. Pas het A4 daarna direct aan en print het opnieuw.
Wij vullen het IT-deel graag met je in: wat er draait, wat als eerste terug moet en hoe je ons buiten kantoortijd bereikt. Vraag ons naar de mogelijkheden.
Een plan dat alleen op de server staat, is er niet als de server uitvalt. Print het, en houd ook de bellijst op papier bij de hand.