Een werkplek hoeft geen back-up te hebben, zolang er niets op staat dat alleen daar staat. Dat bereik je door in OneDrive en SharePoint te werken: raakt een laptop kwijt of kapot, dan log je op een andere in en ga je verder.
Zo staat alles in de cloud
- Bedrijfsbestanden in SharePoint of Teams: wat van het bedrijf is, hoort niet in een persoonlijke map. Zie 'Waar staan onze bedrijfsbestanden? SharePoint en Teams uitgelegd'.
- Eigen werk in OneDrive: concepten, aantekeningen en alles wat je alleen zelf nodig hebt.
- Bekende mappen laten meelopen: OneDrive kan de Windows-mappen Bureaublad, Documenten en Afbeeldingen automatisch in OneDrive zetten (OneDrive-instellingen, Back-up; wij zetten het meestal aan). Wat iemand 'even op het bureaublad' zet, staat dan toch in de cloud.
Wat níet in een back-up zit
- De map Downloads en zelfgemaakte mappen op de C-schijf: die staan alleen op die ene schijf.
- USB-sticks en externe schijven: handig voor transport, geen opslagplek.
- Programma's die lokaal opslaan, zoals een oud boekhoud- of tekenpakket; vraag ons of dat bij jullie speelt.
- Mail in een PST-bestand op de schijf: hoort in de mailbox of het archiefpostvak.
Laptop kwijt, gegevens niet
Staat alles in OneDrive en SharePoint, dan is een verloren laptop een kwestie van een nieuw apparaat en inloggen; zie 'Mijn laptop of telefoon is kwijt of gestolen: wat doe ik direct?'. Wat in de cloud staat, valt bovendien onder de back-up van Microsoft 365 die wij kunnen regelen; de laptop zelf nooit.
Synchroniseren is geen back-up: wat je op je laptop verwijdert of wat ransomware versleutelt, verandert ook in de cloud. Daarom hoort naast OneDrive en SharePoint een echte back-up van Microsoft 365; zie 'Waarom is Microsoft 365 geen back-up?'.
Kijk af en toe naar het OneDrive-wolkje in de taakbalk: bij een rood kruis of 'gepauzeerd' gaat er niets naar de cloud.